Dossier de l'encadrant

Déjà encadrant ou futur encadrant au club, les documents ci-dessous sont là pour vous aider au bon déroulement d'une sortie collective. Vous pouvez les télécharger en cliquant sur les liens et/ou les imprimer au local (deux ordinateurs sont à votre disposition à cet effet).

La Charte du Bénévolat de notre Club définit le cadre des relations et des règles du jeu qui doivent s'instituer entre les Responsables de l'association, les salariés permanents et les bénévoles.

La Fiche Organiser une Sortie : les propositions de sorties doivent d'abord être renseignées dans l'extranet ; elles seront mises au planning par le responsable de l'activité (ou en cas d'empêchement par un responsable habilité). Des réunions préparatoires au calendrier peuvent être organisées par les responsables d'activités avec leurs encadrants pour planifier au mieux les sorties.

Les participants à une sortie collective du CAF doivent être adhérents au club, ou éventuellement à un autre club alpin ou avoir une carte découverte. L'extranet permet une vérification automatique.

Lorsque des arrhes sont demandés (hébergement ou covoiturage important), le paiement est obligatoire pour que le participant soit confirmé comme inscrit à la sortie. Les chèques d'arrhes, à l'ordre du Club alpin de Saint-Etienne, doivent comporter au dos le nom de la sortie.

La réunion préparatoire est indispensable et incontournable, sauf empêchement majeur. En l'absence à la réunion d'une personne inscrite à la sortie, et sans nouvelle de sa part, elle sera considérée comme non participante à cette sortie. Cette réunion permet de planifier, présenter l'objet, le niveau, l'objectif et le but de la sortie. L'encadrant devra aussi vérifier la capacité, l'objectif et la motivation de l'adhérent à participer à la sortie. L'encadrant est en droit de refuser la participation d'une personne en lui apportant les motifs circonstanciés. (Niveau technique, conditions physique, équipement individuel...)
Pour éviter cela, il est donc important de coter la sortie le plus précisément possible.

Si malgré tout, l'encadrant a constaté des difficultés avec un cafiste au cours de la sortie, il en réfère au responsable de l'activité. 


La Fiche de sortie est à imprimer, une fois les inscriptions confirmées.

La Fiche d'enregistrement d'encadrant qui permet de recenser les informations utiles sur chaque encadrant et co-encadrant de sorties et de les valider en tant qu'encadrants. Elle est OBLIGATOIRE et doit être remise au CAF, pour le responsable de l'activité avant votre premier encadrement de sortie.

La Fiche d'Aide d'Urgence : elle vous orientera sur les procédures à suivre en cas d'incident et d'accident. Il est important que tous les incidents (et pas seulement les accidents !) soient répertoriés, au cas où s'ensuivraient d'éventuelles conséquences physiques (par ex. séquelles d'une chute, d'une glissade...), et aussi pour permettre d'analyser les causes de l'incident et ainsi éviter que cela puisse se reproduire. Il est important que plusieurs participants à la sortie sachent régulièrement où ils se trouvent pendant la course (pour faciliter les recherches éventuelles) 

La Déclaration de Sinistre est la fiche à remplir pour une déclaration à l'assurance GRAS SAVOYE en cas d'accident.

Vous pouvez télécharger le fichier ci-dessous ou le remplir directement en ligne sur www.grassavoye-montagne.com

Document PDFDéclaration de sinistre

Un formulaire de signalement d'incident est disponible sur l'intranet ("Le coin des encadrants") ; il est important de l'utiliser pour améliorer le suivi des problèmes, accidents ou presque-accident.

Il est important de remplir le formulaire "statistiques" après chaque sortie (lien ci-dessous) pour pouvoir établir les statistiques annuelles présentées à l'Assemblée Générale et qui sont envoyées à la fédération FFCAM.

Les fiches de frais : vous trouverez également la fiche de déclarations de frais. Vos frais sont pris en compte lorsqu'ils sont accompagnés des justificatifs, en dehors des km et s'il y a un mimimun de trois personnes (encadrant compris) à la sortie.

Vous pourrez aussi utiliser cette fiche pour déclarer les frais que vous engagez pour le CAF en déplacement pour des réunions, des animations ou dans le cadre du bénévolat pour le club ou le refuge... Le coefficient sera alors de 1 au lieu de 3.
 

Documents à télécharger

Un nouvel intranet se met en place pour l'organisation interne. CafSE.sharepoint.com

On y trouve notamment le dossier de l'encadrant et les prévisions de sorties.

Tous les documents téléchargeables sont mis à jour dès que nécessaire.

Veuillez télécharger la dernière version dans le format qui vous convient (XLS ou DOC si vous voulez le remplir sur votre ordinateur ou PDF si vous voulez l'imprimer directement) ; le texte de cette page a été mis à jour le 29/01/2016.

CLUB ALPIN FRANCAIS SAINT ETIENNE
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